Shadow IT : Comment lutter efficacement contre cette problématique ? -

Des salariés de votre entreprise utilisent des logiciels non validés par un accord formel de la DSI ? Vous êtes alors concerné(e)s par les problématiques du Shadow IT !

Mais qu’est-ce que le Shadow IT ? Selon Frédéric Roulleau, dirigeant de la société Tibco, cela peut se résumer par : “l’utilisation d’outils numériques sans l’aval de la DSI”.

L’utilisation de logiciels tiers (type whatsapp, wetransfer,…) est une source de risques conséquente pour chaque organisation publique ou privée.

Nous pouvons relever entre autres :

Une exposition plus forte à des failles de sécurité, comme en témoigne la dernière attaque sur whatsapp ;
Un manque de conformité aux exigences de la RGPD ;
Un impact négatif sur la réputation de l’entreprise, d’autant plus dans des domaines où la confidentialité des données échangées est primordiale.

Inéluctablement, négliger ces pratiques met l’entreprise en risque. Face à ce constat, il est nécessaire d’en comprendre les raisons.

Les causes du Shadow IT

Selon une étude du cabinet de conseil Frost & Sullivan, trois raisons majeures expliquent l’utilisation de logiciels tiers :

Les collaborateurs sont familiers avec le logiciel et l’utilisent par réflexe ;
Le process pour approuver l’utilisation d’un nouveau logiciel est trop long ou trop lourd ;

Les logiciels tiers répondent plus précisément aux besoins des collaborateurs.

Il en ressort deux axes d’amélioration majeurs :

La sensibilisation des collaborateurs aux enjeux du Shadow IT ;
La mise en place de solutions simples d’utilisation pour répondre aux besoins essentiels en terme de communication au sein de l’entreprise ainsi qu’avec les clients et partenaires.

En ce sens, le Shadow IT peut être considéré comme une opportunité pour prendre conscience des problématiques de ses propres collaborateurs, fluidifier la collaboration et en conséquent renforcer la satisfaction des équipes.

Renforcer l’expérience collaborateur

Selon une étude menée par Markess, société d’étude experte en numérique , 52% des décideurs RH considèrent l’expérience collaborateur comme importante voire capitale.

“Quand une entreprise mesure l’expérience collaborateur de ses salariés, elle fait le point sur leur satisfaction au quotidien, sur la qualité de leurs équipements et sur leurs besoins afin de proposer ensuite un cadre de travail adapté à leurs attentes. L’expérience collaborateur concerne tous les acteurs du fonctionnement d’une société, à savoir : les salariés, les intérimaires, les stagiaires, etc.”

L’entreprise doit considérer ses collaborateurs avec la même qualité d’attention que ses clients. Ils s’investiront naturellement plus dans leur travail pour une meilleure performance collective.

Futur of work : DSI et directions métiers au cœur des enjeux

Pour répondre à ces attentes, les départements métiers et IT doivent intensifier leurs relations pour mieux prendre en considération les attentes des collaborateurs. Le défi est à la fois technologique et humain.

Technologique, car le large choix des outils collaboratifs peut rendre complexe la prise de décision. Fonctionnalités, ergonomie, sécurité et souveraineté font partie des critères à considérer.

Humain, car le déploiement de nouvelles solutions doit se faire avec la pleine adhésion des collaborateurs. Il est donc impératif de les impliquer au plus tôt et de garder en tête que bien souvent, ils ont tendance à choisir la simplicité et l’ergonomie plutôt que la profusion des fonctions (50% des personnes en situation de télétravail ont du mal à utiliser les solutions mises à leur disposition !).

Pour transformer les risques en opportunité, il devient nécessaire de sensibiliser les collaborateurs aux risques et de mieux prendre en considération leurs besoins. Sans cela, le Shadow IT perdurera, avec ses dangers et son impact négatif sur l’engagement des collaborateurs.